Data protection declaration

Datenschutzerklärung (Stand 10 / 2025)

Wellenwerk Gruppe
bestehend aus Wellenwerk Berlin GmbH, Wellenwerk Berlin GmbH & Co. Sport KG,
Wellenwerk Berlin GmbH & Co. Gastronomie KG und WWB Ticketing GmbH
Landsberger Allee 270, 10367 Berlin
E-Mail: info@wellenwerk-berlin.de

1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in den Buchungssystemen ist die
Wellenwerk Gruppe (nachfolgend „Wellenwerk“).
Geschäftsführer: Robert Havemann, Kilian Hohls.
Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel
der Verarbeitung personenbezogener Daten

2. Datenschutzbeauftragter
Kilian Hohls
Landsberger Allee 270, 10367 Berlin
E-Mail: info@wellenwerk-berlin.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß Art. 6 DSGVO für folgende Zwecke:
• Art. 6 Abs. 1 lit. b: Vertragsanbahnung und -durchführung (Buchung, Zahlung,
Kommunikation)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c: Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. steuerliche Aufbewahrung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f: Wahrung berechtigter Interessen (IT-Sicherheit, Betrieb, Marketing)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a: Einwilligungen (z. B. Newsletter, Foto-/Videoaufnahmen)

4. Kategorien verarbeiteter Daten
• Stammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail)
• Vertragsdaten (Buchungen, Zahlungen, Teilnahmen)
• Nutzungsdaten (Logfiles, Surf Eye Videoaufnahmen)
• Kommunikationsdaten (E-Mail, Kontaktformular, Supportanfragen)

5. Erhebung auf der Website
Beim Aufruf unserer Website werden durch den Server automatisch Logdaten erhoben (besuchte
Seiten, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Referrer).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Systemsicherheit).
Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

6. Kontaktformulare & Kommunikation
Anfragen per Kontaktformular oder E-Mail werden zur Bearbeitung und Nachverfolgung verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a (bei Einwilligung) und lit. b (Vertrag/Vorvertrag) DSGVO.

7. Buchung, Kundenkonto und Zahlungsabwicklung
Buchungen erfolgen über unsere Website bzw. das Kundenportal (Bookinglayer).
Die Daten werden nur zur Vertragsabwicklung, Verwaltung und Rechnungsstellung verwendet.
Zahlungsdienstleister:
• Stripe Payments Europe Ltd., Irland (Dublin) – EU-Server, keine Drittlandübermittlung.
• PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg
• Sofortüberweisung (Klarna Bank AB, Schweden)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Videoaufnahmen (Surf Eye & Marketing)
Während Surfsessions werden Videos mittels Surf Eye Kamerasystem erstellt.
Zweck: Erstellung personalisierter Surfvideos und Qualitätssicherung.
Verarbeitung durch: Surf Eye B.V., EU (EU-Server).
Speicherdauer: 30 Tage, danach automatische Löschung.
Mit Teilnahme an der Surfsession willigen Sie gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in die Verarbeitung
ein.
Marketingverwendung nur mit ausdrücklicher Einwilligung.
Widerspruch ist jederzeit per E-Mail an info@wellenwerk-berlin.de möglich.

9. Videoüberwachung
Zur Sicherheit werden Eingangs-, Parkplatz- und Beckenbereiche videoüberwacht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit).
Speicherdauer: 72 Stunden, danach automatische Löschung.

10. Newsletter
Mit separater Einwilligung (Double Opt-In) senden wir Newsletter über Brevo (EU-Server,
Frankreich).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Abmeldung jederzeit über Link im Newsletter oder E-Mail an info@wellenwerk-berlin.de.

11. Cookies und lokale Speicherung
Unsere Website verwendet ausschließlich essenzielle Cookies zur Session-Steuerung und
Buchungsfunktion.
Keine Tracking- oder Analyse-Cookies.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Aufbewahrung und Löschung
Vertrags- und Abrechnungsdaten: 10 Jahre (HGB/AO).
Kundenkommunikation: bis Zweckerfüllung oder Widerruf.
Surf Eye-Aufnahmen: 30 Tage.
Videoüberwachung: 72 Stunden.

13. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit folgende Rechte:
• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit

14. Widerruf von Einwilligungen
Ein Widerruf ist jederzeit formlos per E-Mail an info@wellenwerk-berlin.de möglich.
Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

15. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig an technische und rechtliche Entwicklungen angepasst.
Es gilt stets die aktuelle Fassung unter www.wellenwerk-berlin.de/datenschutz.

Stand: Oktober 2025

English

:
Privacy Policy (as of Oct 2025)
Wellenwerk Group
comprising Wellenwerk Berlin GmbH, Wellenwerk Berlin GmbH & Co. Sport KG,
Wellenwerk Berlin GmbH & Co. Gastronomie KG, and WWB Ticketing GmbH
Landsberger Allee 270, 10367 Berlin
Email: info@wellenwerk-berlin.de

1. Controller
The controller responsible for data processing on this website and within the booking systems
is Wellenwerk Group (“Wellenwerk”).
Managing Directors: Robert Havemann, Kilian Hohls.
The controller decides—alone or jointly with others—on the purposes and means of
processing personal data.

2.  Data Protection Officer
Kilian Hohls
Landsberger Allee 270, 10367 Berlin
Email: info@wellenwerk-berlin.de

3. Purposes and Legal Bases
We process personal data under Art. 6 GDPR for the following purposes:
• Art. 6(1)(b): contract initiation and performance (booking, payment, communication)
• Art. 6(1)(c): compliance with legal obligations (e.g., statutory retention)
• Art. 6(1)(f): legitimate interests (IT security, operations, marketing)
• Art. 6(1)(a): consent (e.g., newsletter, photo/video recordings)

4. Categories of Data Processed
• Master data (name, address, date of birth, phone, email)
• Contract data (bookings, payments, participation)
• Usage data (log files, Surf Eye video recordings)
• Communication data (email, contact form, support requests)

5. Data Collected via the Website
When visiting our website, the server automatically collects log data (pages visited, date/time,
IP address, browser, operating system, referrer).
Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in system security).
No merging with other data takes place.

6. Contact Forms & Communications
Requests submitted via contact forms or email are processed for handling and follow-up.
Legal basis: Art. 6(1)(a) (consent, where applicable) and Art. 6(1)(b) GDPR (contract/precontractual measures).

7. Booking, Customer Account, and Payments
Bookings are made via our website and customer portal (Bookinglayer). Data is used solely
for contract execution, administration, and invoicing.
Payment service providers:
• Stripe Payments Europe Ltd., Ireland (Dublin) – EU servers, no third-country
transfers.
• PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxembourg
• Sofortüberweisung (Klarna Bank AB, Sweden)
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

8. Video Recordings (Surf Eye & Marketing)
During surf sessions, videos are captured using the Surf Eye camera system.
Purpose: creation of personalized surf videos and quality assurance.
Processor: Surf Eye B.V., EU (EU servers).
Retention: 30 days, then automatic deletion.
By participating in a surf session, you consent to processing under Art. 6(1)(a) GDPR.
Marketing use only with explicit consent. You may object at any time via info@wellenwerkberlin.de.

9. Video Surveillance
Entrance, parking, and pool areas are subject to video surveillance for safety.
Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in security).
Retention: 72 hours, then automatic deletion.

10. Newsletter
With separate consent (double opt-in), we send newsletters via Brevo (EU servers, France).
Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR.
You can unsubscribe at any time via the link in the newsletter or by emailing
info@wellenwerk-berlin.de.

11. Cookies and Local Storage
Our website uses only essential cookies for session management and booking functionality.
No tracking or analytics cookies.
Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR.

12. Retention and Deletion
• Contract and billing data: 10 years (German commercial/tax law)
• Customer communications: until purpose is fulfilled or consent is withdrawn
• Surf Eye recordings: 30 days
• Video surveillance: 72 hours

13. Your Rights
You have the following rights at any time:
Access (Art. 15), Rectification (Art. 16), Erasure (Art. 17), Restriction (Art. 18), Data
portability (Art. 20), Objection (Art. 21), and the right to lodge a complaint with the Berlin
Commissioner for Data Protection and Freedom of Information.

14. Withdrawal of Consent
You may withdraw consent at any time by emailing info@wellenwerk-berlin.de.
The lawfulness of processing prior to withdrawal remains unaffected.

15. Changes
This Privacy Policy is reviewed regularly and adapted to technical and legal developments.
The current version is always available at www.wellenwerk-berlin.de/datenschutz.

Version: October 2025